Calcul des congés payés

La notion de jours ouvrables et de jours ouvrés
La notion de jours ouvrés et de jours ouvrables est centrale pour le décompte des congés payés. Si l’acquisition des jours de congés payés se fait en jours ouvrables alors le calcul de l’indemnité de congés payés est fait en jours ouvrables.

Par jours ouvrables, il est entendu tous les jours d’ouverture potentielle de l’entreprise à l’exception des jours fériés non travaillés par l’entreprise et des jours de repos hebdomadaire (le dimanche en principe). Ainsi, une semaine est en principe composé de 6 jours ouvrables du lundi au samedi.

Les jours ouvrés sont les jours effectivement travaillés de l’entreprise. En principe, il s’agit d’une semaine de 5 jours, du lundi au vendredi.

L’acquisition des jours de congés payés
Tous les salariés (y compris ceux à temps partiel) acquièrent 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Par mois de travail effectif, il est entendu 4 semaines ou 24 jours.

Certaines conventions collectives ou accords d’entreprise peuvent prévoir que le calcul des congés payés se fait en jours ouvrés, le salarié acquiert alors 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois travaillé.

Depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes de maladie sont assimilées à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés. Le salarié acquiert durant les périodes de maladie 2 jours ouvrables par mois, soit 24 jours maximum de congés s’il est absent durant toute la période de référence.

L’acquisition des jours de congés se fait sur une période appelée période de référence, s’étalant à défaut de dispositions contraires (accord d’entreprise ou de branche) du 1er juin jusqu’au 31 mai de l’année suivante. Sur une même période de référence, la durée totale du nombre de jours ouvrables de congés acquis ne peut pas dépasser 30 jours.

Les droits aux congés sont préservés jusqu’à la fin de la période de référence de l’année n+2. Après cette date, les congés payés non pris sont normalement perdus.

Exemple : Un salarié a cumulé 30 jours de congés payés sur la période de référence comprise entre le 1er juin 2025 et le 31 mai 2026. Il a jusqu’au 31 mai 2027 pour prendre ses congés payés. Après cette date, sauf exceptions, les jours de congés payés acquis seront perdus.

Toutefois, les congés payés non pris peuvent être reportés à l’année suivante si :

• l’employeur autorise le report de congés payés ;
• le salarié n’a pas pu prendre ses congés payés (congé maternité, congé maladie…) ;
• en cas de temps de travail annualisé, le report est possible jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.

Le décompte des congés payés en cas d’absence
Certaines périodes d’absence sont assimilées par la loi, ou par la convention collective de branche, à du temps de travail effectif. Dans ce cas, le salarié acquiert toujours des congés durant sa période d’absence.

Sont assimilés par la loi à du temps de travail effectif pour l’acquisition des droits aux congés payés :

• les périodes de congés payés ;
• les congés maternité, paternité et d’adoption ;
• les absences liées à une maladie professionnelle ou à un accident professionnel ;
• les absences pour maladie
• les périodes de repos compensateurs ;
• les congés de formation.

A contrario, ne sont pas considérés comme du travail effectif :

• les périodes de grève ;
• le congé parental à temps plein ;
• le congé de présence parentale ;
• le congé de solidarité familiale.
• Le congé supplémentaire de naissance
• Le congé pour création d’entreprise
• Les congés pour convenance personnelle

Pour le calcul des congés, le législateur a prévu une règle d’équivalence : un mois de travail équivaut à 4 semaines ou à 24 jours de travail (pour des horaires répartis sur 6 jours par semaine), 22 jours (si la répartition est sur 5,5 jours) ou 20 jours (si la répartition est sur 5 jours).

De sorte que le salarié qui a travaillé 48 semaines (12 x 4) ou 288 jours (12 x 24) a droit à la totalité de ses jours de congés. Seule une absence non assimilée à du travail effectif excédant 4 semaines par an le privera d’une partie de ses congés.

L’indemnité de congés payés se calcule sur la base de la rémunération normalement perçue par le salarié lorsqu’il travaille dans l’entreprise. Avant d’exposer les méthodes de calcul pour déterminer le montant de l’indemnité de congés payés, il est nécessaire de connaître la rémunération retenue pour la détermination des indemnités.

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La rémunération de référence pour le calcul de l’indemnité de congés payés
Sont pris en compte dans le calcul de l’indemnité de congés payés pour la période de référence :

• le salaire de base et les commissions (pour les salaires assortis d’un variable) ;
• les majorations de salaire du fait des heures supplémentaires ou du travail de nuit ;
• le salaire reconstitué correspondant à des absences assimilées à du travail effectif ;
• les primes versées en contrepartie du travail ;
• les avantages en nature.

Sont exclus en revanche :

• les remboursements de frais professionnels ;
• les primes d’intéressement et de participation ;
• les primes qui sont versées pour une année entière (prime annuelle) ou moins (prime semestrielle) et qui rémunèrent à la fois la période de travail et celles des congés payés (13^e mois par exemple).

La méthode de calcul des indemnités de congés payés
La loi propose deux méthodes de calcul pour les indemnités de congés payés :

• le maintien de salaire (soit la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé) ;
• la méthode du 1/10e de la rémunération brute perçue pendant la période de référence.

La méthode de calcul retenue est la plus favorable au salarié. De plus, le contrat de travail ou une règle d’usage dans l’entreprise peut prévoir une autre méthode de calcul plus favorable au salarié.

Cas particulier du salarié à temps partiel : Les salariés à temps partiel bénéficient d’un décompte similaire en matière de droits aux congés payés que les salariés à temps plein. Néanmoins, les indemnités de congés payés sont mécaniquement inférieures quelle que soit la méthode de calcul choisie, en raison de la moindre rémunération inhérente au temps partiel.

La méthode du maintien de salaire
Rappel : Si l’acquisition des jours de congés se fait en jours ouvrables, le calcul des indemnités de congés payés doivent se faire en jours ouvrables.

Dans tous les cas, l’indemnité de congés payés versée ne peut être inférieure à la rémunération qui aurait été normalement perçue si le salarié avait travaillé dans l’entreprise au lieu de prendre ses congés. Le calcul doit prendre en compte le salaire perçu par le salarié avant le départ en congés.

Pour calculer l’indemnité due, il convient de tenir compte pour la période où le salarié est absent :

• du volume horaire journalier travaillé ce mois-ci ;
• du nombre effectif de jours ouvrables ou le nombre moyen de jours ouvrables (ou ouvrés selon les modalités de décompte des droits aux congés payés choisis) ;
• du nombre de jours (ouvrables ou ouvrés) d’absence du salarié pour congés payés.

Remarque : le calcul du nombre de jours ouvrables moyen dans un mois se détermine selon le calcul suivant : jours ouvrables moyens = (6 jours x 52 semaines) / 12 mois = 26 jours.

La méthode de calcul peut donc être la suivante :
Indemnité de congés payés = rémunération brute mensuelle x horaires correspondant à la durée du congés /horaires réels du mois

Cette méthode de calcul pour le maintien de salaire est préconisée par la jurisprudence mais il possible de retenir une autre méthode de calcul en jours, sans tenir compte du volume horaire mais du nombre de jours, soit :
Indemnité de congés payés = (rémunération brute mensuelle / nombre de jours ouvrables dans le mois) x nombre de jours ouvrables de congés payés pris

Exemple : Si un salarié est rémunéré 1 500 euros brut par mois (soit 18 000 euros brut pour la période de référence) et décide de prendre 10 jours ouvrables de congés payés. Le salarié aurait normalement travaillé 5 heures par jour ouvrable soit 5×26= 130 heures. Pour 10 jours ouvrables d’absence le salarié aurait dû effectuer 5×10 = 50 heures de travail.

Le montant des indemnités de congés payés versé par l’employeur est donc de : 1500 x (5×10) heures de travail / (5×26) heures normalement travaillées = 576,92 euros.

Et si l’on opte pour le calcul en jours : (1500 / 26 jours ouvrables dans le mois) x 10 jours de congés payés pris = 576,92 euros

Remarque : Dans cet exemple, nous sommes partis du postulat qu’il n’y avait pas de jours fériés non travaillé dans l’entreprise soit 26 jours ouvrables (ce nombre peut varier selon le mois).

La méthode du 1/10e de la rémunération brute perçue
Cette deuxième méthode nécessite de connaitre la période de référence prise en compte par l’entreprise afin de calculer la rémunération de référence (cf. : salaire brut perçu augmenté des avantages, certaines primes et compléments de salaire…).

Rappel : La période de référence pour l’acquisition des droits aux congés payés est normalement établie par un accord d’entreprise ou de branche. A défaut, la loi fixe le début au 1er juin jusqu’au 31 mai de l’année suivante.

Ensuite, il faut calculer le montant de l’indemnité de congés payés total de tous les jours de congés acquis pendant la période de référence (soit 2,5 jours ouvrables ou 2,08 jours ouvrés x nombre de mois travaillé, soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés sur l’année) et proratiser en fonction du nombre de jours de congés réellement pris par le salarié.

La méthode de calcul pour les 1/10 est donc la suivante :
Indemnités de congés payés = (rémunération brute perçue pendant la période de référence / 10) x (nombre de jours de congés ouvrables / 2,5 x nombre de mois travaillés)

Exemple : Pour reprendre l’exemple précédent, le salarié a perçu une rémunération brute de 18 000 euros pendant la période de référence. Le décompte des jours de congés payés acquis dans l’entreprise se fait en jours ouvrables. S’il prend 10 jours ouvrables de congés payés, son indemnité de congés payés sera de :
(18 000 euros de rémunération brute annuelle / 10) x (10 jours ouvrables de congés pris / 30 jours ouvrables de congés acquis) = 600 euros

On constate que la deuxième méthode de calcul est plus favorable au salarié (600 euros contre 576,92 euros). Dans le cas présent, l’employeur doit retenir la méthode du 1/10e.

Si le salarié n’est pas présent pendant toute la période de référence, il convient de prendre la rémunération mensuelle brute et la multiplier par le nombre de mois de présence (au lieu de prendre la rémunération annuelle brute).

Exemple : Le salarié n’a travaillé que 6 mois dans l’entreprise pendant la période de référence, il a acquis en principe 15 jours ouvrables de congés payés (2,5×6) et décide de prendre 15 jours de congés payés. En reprenant les exemples précédents, son indemnité totale de congés payés perçue pendant son absence sera de :
(1 500 euros x 6 mois)/10 x 10 jours ouvrables de congés pris / 15 jours ouvrables de congés acquis = 600 euros